Banken, verzekeringsmaatschappijen, fabrieken, Energiebedrijven enz. hebben allemaal te maken met compliance.

Probleem:

Hoe zorg je ervoor dat de organisatie weet dat alle relevante documenten door de juiste mensen zijn gelezen?

Het niet in staat zijn om de compliance standaarden te managen en te monitoren kan resulteren in het niet kunnen halen van deadlines, onduidelijke situaties en verwarring omtrent een status. Er zijn gevallen bekend dat het niet ”compliant” zijn, heeft geleid tot boetes van de regulators.

Het is dan ook belangrijk en essentieel dat een organisatie kan zien dat de documenten wel zijn gelezen, kennisname is bevestigd en de nodige maatregelen zijn getroffen. Voor een organisatie waarbij compliance een levensvoorwaarde is, is het onvermijdelijk om dit te weten.

Oplossing

De oplossing daarvoor is DocRead, een Engelstalige oplossing.

DocRead (link met alle informatie) voor SharePoint zorgt voor een solide en eenvoudige procedurele afwikkeling om vast te stellen dat de documenten door de persoon in kwestie zijn gelezen en dat die persoon ook heeft bevestigd dat hij/zij kennis heeft genomen van de inhoud van het document.

Dat de software tegen relatief lage kosten kan worden aangeschaft is een prettige bijkomstigheid.

Wat is DocRead?

DocRead is een compliance management system dat organisaties helpt om compliant te zijn op diverse wetgevingsgebieden.

Hoe werkt het?

DocRead is een uitbreiding op de SharePoint functionaliteit, deze stelt document eigenaren in staat om taken toe te kennen aan lezers van documenten en in die taak te vragen om het document te lezen en te bevestigen dat het document gelezen is. En dat dat ook binnen de daarvoor gestelde deadline heeft plaatsgevonden. Die deadline kan door de publisher (=document eigenaar zelf) worden ingesteld.

DocRead Web Parts de gebruiker kan hiermee zijn persoonlijke leeslijst samenstellen.

Van ieder document dat in een documentenbibliotheek wordt geplaatst, kan een taak aan een persoon of groep van personen worden toegewezen.

Bevestiging van lezen van een document kan in seconden. Lezen zelf kan natuurlijk langer duren.

SmartMove. Nieuwe leden in een groep worden direct toegevoegd of verwijderd bij het verlaten van een groep.

Emails kunnen worden verzonden bij de creatie van de leestaak, leesbevestiging of als aanmaning dat de leestaak nog niet is uitgevoerd.

Leesbevestiging wordt gegenereerd als bewijs van het lezen.

Ingebouwde rapportage om de leesvoortgang per person, site en document te volgen.

Klantrecensies over DocRead:

"Wij geven de voorkeur aan DocRead boven de publicatie op ons Intranet, omdat DocRead onze policy governance en compliance geautomatiseerd heeft"
-Peter Konstek, Transmin Pty


"Het installeren en uitrollen van DocRead was eenvoudig en duidelijk met duidelijke handleidingen"
-Bernadette Heldt, Plus Dane Group


"DocRead heeft voor ons een enorme efficiency gebracht, we besparen nu 2 – 3 weken per policy op administratieve werkzaamheden."
-Nick Ferguson, Peregrine Pharmaceuticals


Vertegenwoordiging in Nederland:

Financial Suite Sales B.V. : Contact voor DocRead: André Salomons

Informatie over techniek :   http://financialsuite.net/

Vraag naar Mark Jones

http://www.collaboris.com/about/contact